Il know-how aziendale è l’insieme delle conoscenze, esperienze, procedure, metodologie e competenze che consentono a un’impresa di svolgere meglio una determinata attività e di creare valore. Può comprendere un processo produttivo, una procedura interna, una metodologia commerciale, un sistema organizzativo, una tecnica di diagnosi o una particolare combinazione di conoscenze maturate nel tempo.

Il punto fondamentale è che il know-how non coincide automaticamente con un segreto commerciale, con un brevetto o con un altro diritto di proprietà industriale. È un concetto più ampio, che assume valore economico quando le conoscenze aziendali contribuiscono a generare un vantaggio competitivo, ridurre i costi, migliorare la qualità o rendere l’impresa più efficiente.

Gestire il know-how aziendale significa quindi affrontare insieme aspetti organizzativi, economici, giuridici, tecnologici e formativi. Un’impresa può possedere conoscenze estremamente preziose senza averle mai formalmente riconosciute come patrimonio aziendale.

Cos’è il know-how aziendale?

Il termine know-how deriva dall’inglese (si pronuncia nou-hau /ˈnoʊˌhaʊ/) e può essere tradotto, in senso divulgativo, come “saper fare”: la capacità concreta di applicare conoscenze ed esperienza per ottenere un determinato risultato.

In ambito aziendale il concetto è più articolato. Il significato di know-how comprende normalmente un patrimonio di conoscenze ed esperienze che riguarda tecniche, processi, procedure, metodi, informazioni e competenze sviluppate o acquisite dall’impresa nel tempo.

La differenza rispetto alla semplice conoscenza sta nella sua utilità concreta. Sapere che una tecnologia esiste è una cosa; possedere l’esperienza per applicarla in modo efficiente, ripetibile ed economicamente vantaggioso è un’altra.

Il know-how può quindi diventare un vero asset immateriale. Non è necessariamente un bene fisico e non è sempre rappresentato separatamente nei documenti contabili, ma può incidere in profondità sulla capacità dell’impresa di produrre reddito.

Un esempio tipico è l’azienda che ha sviluppato negli anni una procedura per ridurre gli scarti di produzione: istruzioni operative, esperienza dei tecnici, parametri di lavorazione e criteri di controllo.

Il valore non sta in un singolo documento, ma nella combinazione organizzata di conoscenze che rende il risultato difficilmente replicabile dai concorrenti.

In questo senso, il know-how può comprendere competenze aziendali, procedure, metodologie, processi e informazioni, senza coincidere necessariamente con nessuno di questi elementi preso da solo.

Qual è un sinonimo italiano di know-how?

Non esiste un unico sinonimo di know-how italiano perfettamente sovrapponibile in ogni contesto. Le espressioni più utilizzate sono conoscenze tecniche, competenze tecniche, patrimonio di conoscenze, conoscenze ed esperienze aziendali, patrimonio tecnico-organizzativo e competenze distintive.

“Saper fare” resta probabilmente la traduzione più immediata per un pubblico non specialista, ma può risultare riduttiva in ambito giuridico, contabile o manageriale: il know-how può includere non solo abilità individuali, ma anche informazioni documentate, procedure, sistemi e metodologie di proprietà dell’organizzazione.

È inoltre importante distinguere il know-how dalle competenze generiche dei dipendenti. L’esperienza professionale acquisita da una persona nel normale svolgimento del proprio lavoro non diventa automaticamente un patrimonio riservato dell’impresa.

Quali tipologie di know-how aziendale esistono?

Non esiste una classificazione giuridica tassativa delle tipologie di know-how, ma dal punto di vista manageriale è utile distinguere alcune categorie funzionali.

Questa classificazione serve soprattutto a identificare il patrimonio di conoscenze dell’impresa: la stessa informazione può appartenere a più categorie contemporaneamente.

Quali sono alcuni esempi di know-how aziendale?

• Una procedura produttiva sviluppata internamente.
• Un metodo per ridurre gli scarti di lavorazione.
• Un algoritmo o una metodologia non brevettata.
• Una formula o una ricetta mantenuta riservata.
• Procedure interne di controllo della qualità.
• Un metodo proprietario per la gestione commerciale.
• Un sistema strutturato di gestione dei clienti.
• Un processo organizzativo sviluppato dall’impresa.
• Manuali operativi e procedure interne.
• Una metodologia di formazione sviluppata dall’azienda.
• Procedure proprietarie per la diagnosi tecnica.
• Strategie e criteri di pricing.
• Criteri proprietari per la selezione dei fornitori.
• Database e informazioni organizzate dotati di un concreto valore competitivo, quando ne ricorrano i presupposti.

Un elemento importante è la combinazione delle conoscenze: anche quando ogni singola informazione appare poco significativa, l’insieme organizzato di dati, procedure ed esperienze può costituire una risorsa competitiva.

Quando il know-how può essere qualificato come segreto commerciale?

Il passaggio dal concetto economico di know-how alla tutela giuridica dei segreti commerciali richiede particolare attenzione.

In Italia, gli artt. 98 e 99 del Codice della proprietà industriale (D.Lgs. 10 febbraio 2005, n. 30) individua i requisiti che devono ricorrere affinché determinate informazioni aziendali possano beneficiare della relativa tutela. La disciplina italiana si colloca nel quadro della Direttiva (UE) 2016/943 sulla protezione del know-how riservato e delle informazioni commerciali riservate.

I requisiti fondamentali sono tre:

1. Segretezza: le informazioni non devono essere, nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione, generalmente note o facilmente accessibili agli operatori del settore.
2. Valore economico in quanto segrete: la segretezza deve contribuire al valore economico dell’informazione.
3. Misure ragionevolmente adeguate: il legittimo detentore deve aver adottato misure adeguate, in relazione alle circostanze, per mantenere riservate le informazioni.

Questi requisiti sono coerenti con la definizione europea di trade secret contenuta nella Direttiva (UE) 2016/943, che chiarisce inoltre come la tutela non crei un diritto di esclusiva assoluto sul know-how: la scoperta indipendente della medesima informazione resta possibile.

Ne deriva una conseguenza pratica importante: non ogni informazione interna è automaticamente un segreto commerciale.

Definire un documento “confidenziale” non basta, da solo, a soddisfare i requisiti di legge.

L’art. 99 del Codice della proprietà industriale disciplina invece la tutela contro l’acquisizione, l’utilizzazione o la rivelazione illecita delle informazioni protette. Per l’impresa non è quindi sufficiente possedere un’informazione potenzialmente preziosa: è fondamentale poter dimostrare di averne curato concretamente la riservatezza.

Come proteggere il know-how aziendale?

La protezione del know-how non consiste in una singola registrazione, ma in un sistema di misure giuridiche, organizzative, tecnologiche e gestionali proporzionate al valore delle informazioni e alle caratteristiche dell’impresa.

Il primo passo consiste nel classificare le informazioni: individuare quali conoscenze sono pubbliche, interne, riservate o strategiche, e stabilire chi può accedervi.

Tra le principali misure possono rientrare:

Il concetto di misure ragionevolmente adeguate non implica una checklist identica per tutte le imprese: ciò che è ragionevole per una multinazionale tecnologica può risultare sproporzionato per una piccola impresa, mentre misure minime possono rivelarsi insufficienti per informazioni estremamente sensibili.

La protezione del know-how non è quindi solo una questione informatica, ma anche di organizzazione aziendale, contratti, gestione delle persone e cultura interna della riservatezza.

Dove sta il know-how aziendale in bilancio?

Affermare che “il know-how va sempre inserito in bilancio” sarebbe tecnicamente scorretto: il valore economico del know-how e il suo eventuale valore contabile sono concetti differenti.

La disciplina delle immobilizzazioni immateriali va applicata considerando la natura dell’attività, le modalità con cui è stata acquisita o sviluppata e i requisiti previsti dai principi contabili.

L’OIC 24 disciplina le immobilizzazioni immateriali e va letto insieme alle disposizioni civilistiche applicabili. Occorre distinguere, tra l’altro, tra know-how sviluppato internamente, know-how acquistato da terzi, costi sostenuti per attività di sviluppo e diritti o attività immateriali acquistati.

L’OIC 24 considera espressamente i costi di know-how tra quelli che possono rientrare nei diritti di brevetto industriale e nei diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno, quando il know-how è tutelato giuridicamente: la rilevanza contabile va quindi distinta dalle semplici conoscenze aziendali prive dei necessari presupposti.

Ne consegue che l’esistenza di know-how non determina automaticamente l’iscrizione in bilancio di un valore corrispondente. Un’impresa può possedere un patrimonio di conoscenze economicamente rilevante senza poter iscrivere in bilancio un importo equivalente al suo valore di mercato, una differenza particolarmente importante in fase di valutazione d’azienda, dove il valore economico degli intangible può discostarsi in modo sensibile dal valore contabile risultante dal bilancio.

Come si valorizza il know-how aziendale?

La valorizzazione del know-how consiste nel trasformare le conoscenze dell’impresa in risultati economici, organizzativi o strategici. Individuare e qualificare sia formalmente che sostanzialmente il “saper fare” oggetto di tutela consente all’impresa di determinarne il valore economico-finanziario di mercato.

La forma di valorizzazione più immediata è spesso quella interna: utilizzare il know-how per migliorare l’impresa. Una procedura migliore può ridurre i costi; una metodologia più efficiente può aumentare la produttività; una tecnica proprietaria può migliorare la qualità; un sistema organizzativo può rendere l’attività più facilmente replicabile.

La quantificazione economica del know-how si ottiene generalmente tramite una perizia, un’attività di natura tecnica che richiede l’intervento di un consulente specializzato, iscritto a un apposito albo, in grado di asseverarne il contenuto.

Il know-how può inoltre essere valorizzato attraverso:

La differenza tra proteggere e valorizzare è essenziale: proteggere significa ridurre il rischio di perdita, divulgazione o appropriazione illecita; valorizzare significa fare in modo che quella conoscenza produca un beneficio concreto per l’impresa.

Per sviluppare competenze utili alla gestione economica, organizzativa e manageriale dell’impresa, può essere utile approfondire i percorsi formativi dedicati allo sviluppo delle competenze professionali proposti da Centro Formativo Consizos.

La formazione, in questo senso, non è separata dalla gestione del know-how: contribuisce a creare, trasferire e organizzare conoscenze all’interno dell’impresa.

Chi può fare una perizia sul know-how?

La perizia restituisce all’impresa una stima del valore economico dell’asset, basata su molteplici fattori: i costi sostenuti per lo sviluppo del know-how, gli utili o i flussi di cassa generati dal suo sfruttamento, oppure le royalty o i canoni presunti che l’impresa dovrebbe pagare come licenziataria se non ne fosse titolare.

La valutazione del know-how richiede un approccio multidisciplinare (economico, tecnico e legale). Può essere redatta da professionisti abilitati e iscritti ad albi ufficiali, tra cui:

Nota: Per operazioni particolari (es. conferimenti in S.p.A. ex art. 2343 c.c.), l'esperto deve essere designato dal Tribunale; per le S.r.l. (art. 2465 c.c.) è sufficiente un revisore o società di revisione iscritto all'albo.

Identificare le conoscenze possedute dall’impresa, verificarne le caratteristiche tecniche e determinarne il valore economico sono tre attività distinte. È quindi utile separare: identificazione del know-how; analisi tecnica; valutazione economica; valutazione della tutela giuridica; eventuale perizia con finalità probatoria, societaria o fiscale.

Una valutazione destinata alla cessione di un ramo d’azienda, a una licenza, a un’operazione societaria o a una controversia può richiedere metodologie e professionalità differenti. La qualità della valutazione dipende quindi non solo dalla competenza del professionista, ma anche dalla chiarezza dell’obiettivo per cui viene effettuata.

Quanto costa la perizia asseverata del know-how?

Il costo totale si compone dell’onorario del professionista e dei costi legali/amministrativi.

L’onorario professionale varia notevolmente in base alla complessità del know-how, al fatturato/valore stimato dell’azienda e allo scopo della perizia. Per progetti standard/PMI stiamo solitamente tra i 3.000 € e i 7.000 €, mentre per progetti complessi / internazionali (settore energia) può variare da 8.000 € fino a oltre 15.000 € – 20.000 € (spesso calcolato a percentuale sul valore stimato dell’asset o a tariffa oraria).

Circa gli oneri amministrativi (per perizia asseverata o giurata), abbiamo le marche da bollo 16,00 € ogni 4 facciate (o 100 righe) + marche da 2,00 € per ciascun allegato e i diritti di cancelleria/tribunale: circa 10 € – 15 €.

I costi sostenuti per la perizia di stima sono considerati spese di consulenza interamente deducibili dal reddito d’impresa.

Quali sono le leve per sfruttare al meglio il know-how aziendale?

Un modo efficace per gestire il know-how aziendale è considerarlo come un ciclo continuo:

identificare → proteggere → documentare → organizzare → trasferire → valorizzare → monitorare

Il primo passaggio è capire che cosa l’impresa sa fare meglio dei concorrenti. Il secondo consiste nel proteggere le informazioni che meritano riservatezza. Il terzo è trasformare la conoscenza tacita in procedure e documentazione, quando ciò sia utile.

La documentazione riduce la dipendenza dell’impresa dalle singole persone: se una competenza essenziale esiste solo nella mente di un collaboratore, il suo trasferimento è fragile; se viene invece trasformata in procedure, manuali, formazione e processi, può diventare patrimonio organizzativo.

La quantificazione economica consente inoltre all’impresa di pianificare una strategia di valorizzazione dell’asset, che può toccare diversi profili. Il primo riguarda l’utilizzazione diretta del know-how o la determinazione dei canoni di licenza (royalty) per la sua concessione a soggetti terzi. Allo stesso modo, l’impresa può valutare un conferimento dell’asset in società, la sua iscrizione in bilancio, oppure operazioni straordinarie (cessioni di ramo d’azienda, fusioni o acquisizioni), le c.d. operazioni “IP driven” (intellectual property driven).

In questo modo il know-how può diventare:

Come usare il know-how aziendale per l’ottimizzazione fiscale e patrimoniale?

Il rapporto tra know-how aziendale e fisco va affrontato con particolare prudenza: il possesso di know-how non determina automaticamente un vantaggio fiscale. La rilevanza fiscale dipende dalla concreta struttura dell’operazione, dalla natura dell’asset, dalle modalità di trasferimento o utilizzo e dalla normativa applicabile al momento dell’operazione.

Tra le operazioni che rilevano dal punto di vista fiscale e patrimoniale rientrano:

• cessione;
• licenza;
• concessione d’uso;
• trasferimenti infragruppo;
• operazioni straordinarie;
• valorizzazione degli asset immateriali.

Alcune Strategie di Ottimizzazione Patrimoniale e Fiscale

Strumento / Strategia	Come funziona	Vantaggio Fiscale e Patrimoniale
Licenza d’uso e Royalties (Intestazione a Persona Fisica o Holding)	Il know-how viene formalizzato e concesso in licenza d’uso all’azienda operativa in cambio di un canone periodico (royalty).	Per l’Azienda: la royalty pagata è un costo interamente deducibile dal reddito d’impresa (IRES/IRAP). Per il Socio/Inventore: le royalties percepite godono di un abbattimento IRPEF (deduzione forfettaria del 25% o 40% se under 35) e non sono soggette a contribuzione INPS.
Conferimento in Società	Il bene viene periziato e “conferito” nel capitale sociale dell’azienda o in una holding di famiglia.	Patrimoniale: rafforza lo Stato Patrimoniale, aumentando la solidità aziendale, l’indice di solvibilità e la capacità di accesso al credito bancario (rating Basilare). Ammortamento: consente di ammortizzare il valore del bene iscritto in bilancio (deduzione IRES ex art. 103 TUIR).
Nuovo Patent Box (Superdeduzione R&S)	Meccanismo di incentivo per chi sostiene costi di Ricerca, Sviluppo e Innovazione per la creazione/mantenimento del know-how.	Superdeduzione del 110%: i costi di R&S qualificati legati al know-how e alle invenzioni possono essere maggiorati ai fini fiscali, riducendo drasticamente l’imponibile IRES e IRAP.
Protezione del Patrimonio (Asset Protection)	Il know-how viene schermato all’interno di una IP Holding o di una società veicolo, separandolo dai rischi operativi dell’azienda di produzione.	Separa il valore intangibile della società dai rischi commerciali/legali dell’attività operativa. Facilita le operazioni di exit, cessione di ramo d’azienda o ingresso di nuovi soci/investitori.

Particolare attenzione merita il Patent Box: non è corretto affermare genericamente che qualsiasi know-how aziendale rientri automaticamente nel regime.

La disciplina vigente prevede una maggiorazione del 110% dei costi di ricerca e sviluppo riferibili a specifici beni immateriali agevolabili (tra cui software protetto da copyright, brevetti industriali, disegni e modelli), secondo le condizioni previste dalla normativa.

La pianificazione fiscale lecita va distinta dall’abuso del diritto e dalle operazioni prive di sostanza economica. Ogni valutazione concreta dovrebbe essere effettuata con professionisti qualificati, sulla base della situazione dell’impresa e della normativa vigente.

Know-how, marchio e brevetto: qual è la differenza?

Elemento	Oggetto	Requisiti	Registrazione	Durata	Informazioni pubbliche	Esempio
Know-how	Conoscenze, esperienze, procedure e metodologie	Dipende dalla natura e dalla finalità della tutela	Non esiste una registrazione generale del know-how	Non ha una durata legale unica	Può rimanere riservato	Metodo proprietario di lavorazione
Segreto commerciale	Informazioni riservate dotate di valore economico	Segretezza, valore economico e misure ragionevoli di segretezza	Non richiede registrazione	Finché permangono i requisiti di segretezza	Devono rimanere non generalmente note	Formula riservata o processo produttivo
Marchio	Segno distintivo di prodotti o servizi	Requisiti previsti dalla disciplina dei marchi	Può essere registrato	Rinnovabile secondo le regole applicabili	Il segno e i dati della registrazione sono pubblici	Nome o logo distintivo
Brevetto	Invenzione	Requisiti di brevettabilità previsti dalla legge	Richiede una procedura di brevettazione	Limitata nel tempo secondo la normativa	La divulgazione dell’invenzione è parte del sistema brevettuale	Nuova soluzione tecnica

La differenza fondamentale è quindi questa: il brevetto tutela un’invenzione attraverso un diritto esclusivo subordinato alla divulgazione dell’invenzione secondo le regole previste; il marchio svolge una funzione distintiva; il segreto commerciale protegge informazioni che rimangono segrete e soddisfano i requisiti normativi; il know-how è invece una nozione più ampia di conoscenze ed esperienze.

La Direttiva (UE) 2016/943 considera infatti il segreto commerciale come una forma di protezione delle informazioni e del know-how non divulgati, precisando al tempo stesso che la tutela non equivale alla creazione di un diritto di esclusiva assoluto sulla conoscenza.

Il ruolo della formazione nella gestione del know-how

Il know-how aziendale non vive soltanto nei documenti: vive soprattutto nelle persone che sanno applicarlo.

Per questo motivo, una strategia seria di gestione delle conoscenze deve considerare anche la formazione del personale, la documentazione delle procedure, il trasferimento delle competenze e la capacità dei manager di riconoscere quali conoscenze producano effettivamente valore.

Una competenza economica può essere necessaria per valutare l’impatto del know-how sui risultati dell’impresa. Una competenza giuridica può essere indispensabile per comprendere i limiti della tutela.

Una competenza manageriale aiuta a trasformare la conoscenza in processi replicabili. Una competenza tecnica permette di comprendere il contenuto concreto dell’asset.

È proprio questa natura interdisciplinare a rendere il know-how aziendale un tema interessante non solo per avvocati e consulenti di proprietà industriale, ma anche per imprenditori, manager, responsabili amministrativi e professionisti.

Chi desidera sviluppare competenze formalmente documentabili può valutare, in funzione del proprio obiettivo professionale, certificazioni per valorizzare le proprie competenze. Per esigenze di formazione più strutturata, è inoltre possibile approfondire i percorsi universitari disponibili presso Consizos, con un catalogo che comprende percorsi in ambiti economici, giuridici, ingegneristici e umanistici.

Quando l’obiettivo è invece una specializzazione più mirata, possono essere presi in considerazione master accademici e percorsi di specializzazione. La scelta del percorso dovrebbe comunque partire dalle competenze effettivamente necessarie rispetto al ruolo professionale e agli obiettivi dell’impresa.

Conclusione

Il know-how aziendale non è semplicemente ciò che un’impresa “sa fare”. È il patrimonio di conoscenze ed esperienze che, quando viene identificato, organizzato e utilizzato correttamente, può trasformarsi in una vera risorsa strategica.

Il percorso può essere sintetizzato in sette passaggi: identificare, proteggere, documentare, organizzare, trasferire, valorizzare e monitorare.

La protezione giuridica è soltanto una parte del problema: per trasformare le conoscenze in patrimonio aziendale servono anche competenze economiche, manageriali, organizzative, tecniche e formative.

Per questo, investire nella formazione significa anche aumentare la capacità dell’organizzazione di creare, conservare e trasferire il proprio patrimonio di conoscenze. Centro Formativo Consizos opera nella formazione e nell’orientamento, offrendo percorsi che comprendono certificazioni, formazione professionale, percorsi universitari e master.

Se vuoi capire quale percorso possa essere più coerente con il tuo profilo e con gli obiettivi professionali che vuoi raggiungere, puoi contattare la segreteria orientamento su WhatsApp per ricevere informazioni.